يعتبر قسم الديوان في الدائرة اللوازم حلقة الوصل بين الدائرة وكافة الوحدات التنظيمية العاملة في الجامعة، وكذلك العاملين داخل الدائرة، حيث يتولى ادارة المراسلات الداخلية والخارجية، بالاضافة الى متابعة الاجازات والمغادرات بالتنسيق مع دائرة الموارد البشرية.

داخليا يتم استلام المراسلات الواردة وعرضها على المدير، ثم توزيعها على الاقسام المعنية، وكذلك تصدير المراسلات للوحدات التنظيمة العاملة داخل الجامعة، ثم ارشفتها.

يتم العمل في هذا القسم من خلال نظام DMS والذي يمتاز بالخصائص التالية:

• سهولة الولوج الى البيانات في اي وقت .
• العمل في هذا النظام من خلال كافة انظمة النشغيل مثل Windows, Android, Mac.
• اتاحه المجال من خلال هذا النظام باستقبال كافة المراسلات ومن خلال البريد الالكتروني .