رئيس قسم الديوان
سجى الياسين
-
يعتبر قسم الديوان في الدائرة حلقة الوصل بين الدائرة وكافة الوحدات التنظيمية العاملة في الجامعة، وكذلك العاملين داخل الدائرة، حيث يتولى ادارة المراسلات الداخلية والخارجية، بالاضافة الى متابعة الاجازات والمغادرات بالتنسيق مع دائرة الموارد البشرية.
داخليا يتم استلام المراسلات الواردة وعرضها على المدير، ثم توزيعها على الاقسام المعنية، وكذلك تصدير المراسلات للوحدات التنظيمية العاملة داخل الجامعة، ثم ارشفتها.
- تتمثل مهام قسم الديوان بالإشراف على ارسال البريد الصادر والوارد بالوسائل المناسبه بسريه تامه وتحويله الى الجهات ذات العلاقه.
- الإشراف على فرز الكتب الوارده وتصنيفها وتوزيعها حسب درجة الأهميه .
- الإشراف على تنظيم الملفات حسب الجهات المحوله اليها .
- المحافظة على سرية وامن المعلومات.
-
يتم العمل في هذا القسم من خلال نظام DMS والذي يمتاز بالخصائص التالية:
- سهولة الولوج الى البيانات في اي وقت .
- العمل في هذا النظام من خلال كافة انظمة التشغيل مثل Windows, Android, Mac.
- اتاحه المجال من خلال هذا النظام باستقبال كافة المراسلات ومن خلال البريد الالكتروني